Overstappen naar een andere VvE-beheerder of voor het eerst een VvE-beheerder inschakelen, doet u niet van de ene op de andere dag. Juist daarom wil VvE Metea een overstap zo goed mogelijk begeleiden en eerst zorgen dat de basiszaken op orde zijn. Daarom verwelkomt het team instroom bij VvE Metea alle nieuwe klanten. VvE-managers Jan Zantinge, Erika Veenema en ondersteuner Wendy van Eijk vertellen waarom het welkomtraject bij VvE Metea zo belangrijk is – en vaak zeer verhelderend.

Vraagbaak voor VvE’s

Bij het team instroom komen twee groepen VvE’s binnen: verenigingen die al langer bestaan en verenigingen die net zijn opgericht. In beide situaties zijn er vaak veel vragen. “Dat kan echt over van alles gaan”, zegt Wendy van Eijk. Haar collega Erika Veenema begeleidt vooral VvE’s bij hun oprichting, toch merken ze dat ze vaak dezelfde vragen hebben. “Veel vragen komen voort uit een gebrek aan kennis. Het is gewoon heel lastig om alle regels, voorwaarden en procedures te kennen, ook als je al jaren de VvE bestuurt. Daardoor fungeren we niet alleen als een warm welkom bij VvE Metea, maar zijn we ook vooral de eerste vraagbaak voor bestuursleden.”

Pijnpunten boven tafel

Wanneer VvE’s overstappen naar VvE Metea, volgt eerst een kennismakingsgesprek. Daarna wordt de hele VvE doorgelicht. “We kijken welke contracten met leveranciers zijn afgesloten en welke verzekeringen lopen. Maar ook hoe de inschrijving bij de Kamer van Koophandel eruitziet en de akte van splitsing. Zo controleren we bijvoorbeeld of de verdeelsleutel wordt toegepast zoals in de splitsingsakte staat”, vertelt Jan Zantinge. “Dat is heel verhelderend voor de VvE, omdat zij daarmee zien waar de ‘pijnpunten’ liggen. Bijvoorbeeld als een huishoudelijk reglement ingaat tegen de splitsingsakte of als de splitsingsakte niet goed wordt nageleefd. Soms zie je dat de VvE-bijdrage verkeerd is berekend of dat een herziening van jaarrekeningen nodig is.”

Extra aandacht van VvE-instroomexperts

Volgens Jan Zantinge komen bij het welkomsttraject vaak oude thema’s boven water. “Zaken die nooit zijn afgehandeld of zijn blijven liggen. Die gaan we eerst aanpakken. Want je kunt pas goed besturen als je basis klopt. Daarom besteden we daar met de bestuursleden en de VvE eerst extra aandacht aan. Ook kost het tijd om de werkwijze van VvE Metea te leren kennen. Want als VvE-beheerder hanteren wij heldere kaders en een werkwijze die is gebaseerd op onze jarenlange ervaring. Dat is vaak wennen voor een VvE; zo’n verandering vergt vaak toelichting en onderbouwing.

Is de (nieuwe) werkwijze duidelijk en is die basis gelegd, zoals een juiste verantwoording van uitgaven en inkomsten en een werkwijze die in lijn is met de akte van splitsing? Dan ben je klaar om door te stromen naar ons reguliere beheer met vaste VvE-manager. En als een VvE later nog behoefte heeft aan extra bestuursondersteuning, dan kunnen ze altijd nog aankloppen.”

Meer weten?

Heeft u zelf ook behoefte aan extra bestuursondersteuning? Neem dan contact op met uw VvE-manager van VvE Metea of mail naar vve@vvemetea.nl.