Na de nieuwe persconferentie van 3 november 2020 met de aankondiging van nieuwe maatregelen en verlenging van eerdere maatregelen is vast komen te staan dat VvE Metea in 2020 geen fysieke algemene ledenvergaderingen meer kan bijwonen. Dit betekent concreet dat alle geplande algemene ledenvergaderingen schriftelijk, via volmacht of op digitale wijze plaats moeten gaan vinden.
Het verlengen van onze eerdere maatregelen leggen we u natuurlijk graag nogmaals uit.
De boodschap van premier Rutte en minister de Jonge was duidelijk. Blijf thuis, werk (indien mogelijk) zoveel mogelijk thuis en beperk hiermee zoveel mogelijk contactmomenten en reisbewegingen. De argumenten voor dit moeilijke besluit zijn hetzelfde als in het voorjaar, toen we ook moesten besluiten te stoppen met de fysieke vergaderingen.
Uw en onze gezondheid
De gezondheid van onze collega’s en natuurlijk ook die van de leden van onze VvE’s komt op de eerste plaats. VvE Metea neemt haar verantwoordelijkheid door de risico’s tot verspreiding tot een minimum te beperken en is ervan overtuigd dat het bezoeken van meerdere vergaderingen per week per VvE-Manager hier niet aan bijdraagt. In tegendeel zelfs, het is in onze ogen zeer onverstandig om in ieder geval tot 1 januari 2021 in één ruimte gezamenlijk een ledenvergadering te organiseren waarbij mogelijk ook bewoners uit risicogroepen aanwezig zijn en het daarnaast een uitdaging is om de veelbesproken afstand van 1,5 meter te kunnen garanderen. In de afgelopen maanden is helaas gebleken dat dit niet altijd even makkelijk was.
Duidelijkheid en planning
Naast alle gezondheidsredenen vinden we het belangrijk om duidelijkheid te creëren voor alle betrokkenen, dit gezien alle benodigde werkzaamheden die nodig zijn om een goede algemene ledenvergadering voor te bereiden en te organiseren. Dit geldt zowel voor een fysieke vergadering als de alternatieven (zie onder). We zitten inmiddels ver in het najaar en er zijn nog flink wat vergaderingen te voeren. VvE’s zijn verplicht jaarlijks te vergaderen en hebben via de noodwetgeving de mogelijkheid dit ook digitaal te doen. Het opnieuw uitstellen van een fysieke vergadering is geen optie meer in 2020.
Hoe nu verder?
VvE Metea zet net zoals eerder dit jaar niet alle vergaderingen zomaar ‘on hold’ om af te wachten hoe alles rondom Covid-19 virus zich gaat ontwikkelen. Per direct zullen onze VvE-Managers in contact treden met de bestuursleden van de VvE’s die nog moeten vergaderen om de mogelijkheden te bespreken, voor zover dit inmiddels niet al gebeurd is. Dankzij speciale noodwetgeving hebben VvE’s de mogelijkheid om digitaal te vergaderen en besluiten te nemen. Vanaf begin dit jaar hebben we ons ingespannen om onze VvE’s zo goed mogelijk te adviseren en faciliteren. Dit resulteerde in het uitwerken van verschillende scenario’s om besturen te helpen met het nemen van lastige beslissingen rondom de vergaderingen en benodigde besluitvormingsprocessen en faciliteren van digitale vergadermogelijkheden om (verder) uitstel te voorkomen. Alle informatie over deze scenario’s en digitaal vergaderen is hier te vinden en een speciale instructiefilm en handleiding over digitaal stemmen via de door ons gebruikte software is in dit bericht te vinden. Mede dankzij de mogelijkheden die VvE Metea via Twinq (digitaal stemmen) en Microsoft Teams (videobellen) rondom digitaal vergaderen faciliteert is dit absoluut een passend alternatief, naast schriftelijk vergaderen of het vergaderen met een select gezelschap via verzamelde volmachten.
En uw vergadering?
De fysieke vergaderingen voor de rest van het jaar blijven in principe op dezelfde datum staan en worden na overleg tussen uw bestuur en uw VvE-Manager omgezet in een digitale of schriftelijke vergadering. Het uitstellen en vinden van een nieuwe datum wordt steeds lastiger en kan niet gegarandeerd worden. Mogelijk beslist uw bestuur de fysieke vergadering toch door te laten gaan. In dat geval zullen wij niet aanwezig zijn, maar kunnen we via een audiobestand wel de notulen uitwerken en natuurlijk de voorbereiding verzorgen. Dit geldt overigens niet voor kleine VvE’s waarbij het mogelijk is om incl. medewerkers van VvE Metea met maximaal zes personen te vergaderen.
Als besturen ervoor kiezen dit jaar helemaal niet meer te vergaderen dan hebben we hier begrip voor, echter wijzen we hen er dan wel op dat de VvE handelt in strijd met de akte en (nood)wet.
Kleine VvE’s, vergaderingen met volmachten, bestuursvergaderingen en overige overleggen
Op ons kantoor en in vergaderzalen die voldoen aan onderstaande voorwaarden is het nog wel mogelijk om in kleine groepen van maximaal 6 personen te vergaderen. Dit geldt zowel voor interne als externe vergaderingen zoals bestuursvergaderingen. Hiervoor geldt wel:
- Vergaderingen kunnen alleen georganiseerd worden in vergaderzalen waar gegarandeerd kan worden dat alle deelnemers minstens 1,5 meter afstand kunnen houden, een zitplaats hebben en de vergaderruimte na elke vergadering of andersoortige activiteit in de betreffende zaal gereinigd wordt.
- Vergaderingen kunnen niet bij bestuursleden thuis plaatsvinden.
- Bij binnenkomst wast elke deelnemer zijn/haar handen of maakt men gebruik van desinfecterende handgel. Voor en na het ondertekenen van bepaalde stukken zal dit opnieuw plaatsvinden.
- Iedere deelnemer maakt gebruik van zijn/haar eigen materialen (denk aan PC/laptop, stukken, maar ook bijvoorbeeld een pen of het zelf pakken van een kop koffie of thee).
- Voor, tijdens en na de vergadering is geen sprake van fysiek contact. Er worden dus ook geen handen geschud.
- Tijdens vergaderingen wordt geen gebruik gemaakt van een (gezamenlijke) microfoon.
- De aanwezige medewerker(s) van VvE Metea zit(ten) bij voorkeur alleen aan een tafel.
- Voor alle vergaderingen geldt dat wij niet aanwezig zijn indien de VvE Manager zelf COVID-19 patiënt is of COVID-19 achtige klachten heeft en in afwachting is van de testuitslag of dit voor een gezinslid geldt. Dit geldt ook wanneer 1 van de personeelsleden positief getest is en alle medewerkers preventief in thuisquarantaine zitten.
VvE Metea hanteerde tot dit moment een protocol verantwoord vergaderen. Dit protocol is naar aanleiding van de nieuwe maatregelen rondom bestrijding van het Covid-19 (Corona) virus per 13 oktober jl. tot nader orde niet meer van toepassing en wordt door deze notitie vervangen, waarvan de laatste versie die van 4 november 2020 is.
Verminderde bezetting en telefonische bereikbaarheid
De gedeeltelijke lockdown en strenge maatregelen betekenen ook dat onze medewerkers veelal vanuit huis werken. Daardoor is er sprake van een minimale bezetting op kantoor en om die reden verzoeken we u uw vragen, storingen of terugbelverzoeken zoveel mogelijk per e-mail bij ons kenbaar te maken.
U kunt hiervoor onze mailadressen storingen@vvemetea.nl (voor uw storingen), admin@vvemetea.nl (voor uw administratieve vragen) of vve@vvemetea.nl (voor algemene vragen) gebruiken. Natuurlijk kan ook het rechtstreekse mailadres van uw VvE- manager gebruikt worden.
Vragen?
Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.