Vanaf 15 december 2020 gaan niet essentiële winkels dicht, moeten niet-medische contactberoepen weer stoppen en sluiten ook de onderwijsinstellingen weer de deuren. Daarnaast is het maximaal aantal bezoekers thuis omlaag gebracht van drie naar twee en moet iedereen nog meer en vaker thuiswerken. Reizen, om privéredenen danwel vanwege werkverplichtingen, kan alleen indien strikt noodzakelijk. Dit alles om het stijgende aantal besmettingen en enorme druk op de zorg opnieuw de kop in te drukken.

Premier Rutte was dan ook overduidelijk tijdens de persconferentie op maandagavond 14 december, “Nederland moet op slot“.

Beleid VvE Metea

VvE Metea heeft direct, in navolging van de aangekondigde ‘lockdown’ en strengere maatregelen, besloten haar eigen beleid opnieuw te verlengen en zelfs aan te scherpen. Dit betekent in de praktijk en tot en met minimaal 19 januari 2021:

  • Overleggen met externen zoals bestuursleden vinden alleen nog maar digitaal plaats, net als interne overleggen met collega’s. Er vinden dus ook geen fysieke overleggen meer plaats in kleine groepen tot maximaal zes personen zoals tot nu toe wel mogelijk was. VvE Metea faciliteert het digitaal vergaderen al het hele jaar en blijft dit doen zolang dit nodig en gewenst is.
  • Bouwkundig consulenten kunnen indien noodzakelijk voor de uitvoering van hun werk (zoals bouwkundige inspecties en begeleiding van onderhoud) op locatie werken. Echter wel zoveel mogelijk in de buitenlucht en op afstand. Indien bezoek aan een binnenruimte nodig is dan vindt dit zoveel mogelijk alleen plaats en wordt een mondkapje gedragen. Appartementen/woningen worden niet bezocht.
  • De medewerkers van VvE Metea werken allemaal thuis, uitzonderingen worden enkel gemaakt indien dit anders de continuïteit van onze organisatie te hard raakt.
  • VvE Metea continueert verder haar handelingsprotocol met daarin onder andere informatie en afspraken rondom algemene preventieve maatregelen (zoals hygiëne) en het uitvoeren van (preventieve) testen en/of thuisquarantaine bij een (vermoeden van een) besmetting.

Uw en onze gezondheid

We hebben het dit jaar al vaker gezegd, de gezondheid van onze collega’s en natuurlijk ook die van de leden van onze VvE’s komt op de eerste plaats. VvE Metea neemt haar verantwoordelijkheid door de risico’s tot verspreiding tot een minimum te beperken en is ervan overtuigd dat haar beleid hier aan bijdraagt. Een vergadering met een kleine groep en op voldoende afstand van elkaar lijkt wellicht ‘veilig’, echter vergeet niet dat onze medewerkers normaliter tientallen vergaderingen in het jaar bezoeken en hiervoor door het hele land moeten reizen. Dit brengt onnodige risico’s met zich mee.

Duidelijkheid en planning

Naast alle gezondheidsredenen vinden we het belangrijk om snel duidelijkheid te creëren voor alle betrokkenen, dus zowel voor onze VvE’s als onze collega’s. VvE Metea biedt dan ook diverse alternatieven om overleggen en besluitvorming alsnog plaats te laten vinden, zonder fysieke samenkomst. Via de software van Twinq kunnen digitale stemmingen plaatsvinden en met behulp van Microsoft Teams is het mogelijk om op digitale wijze te communiceren. Agenda’s en bijbehorende stukken worden hierop aangepast. Soms is ‘digitaal vergaderen’ niet wenselijk. In die situaties kan men ook schriftelijk vergaderen, al dan niet in combinatie met het uitbrengen van volmachten indien de situatie en akte van splitsing dit toelaten.

Hoe nu verder?

Per direct zullen onze VvE-Managers in contact treden met de bestuursleden van de VvE’s die in de periode tot en met 19 januari een vergadering of overleg gepland hebben in klein comité. Tot heden was het immers mogelijk om tot groepen van zes personen samen te komen, dit is in verband met de nieuwe maatregelen tijdelijk niet meer mogelijk.

En na 19 januari?

We vragen de VvE’s die na 19 januari een vergadering gepland hebben, ook al is dit pas in het voorjaar, nu al na te denken over de alternatieven, zoals het digitaal vergaderen. Een speciale instructiefilm en handleiding over digitaal stemmen via de door ons gebruikte software is in dit bericht te vinden. Immers is de kans groot dat de maatregelen verlengd worden en als het al mogelijk is om samen te komen, is de kans groot dat de groepsgrootte gemaximaliseerd blijft. Verplaatsen is niet alleen wenselijk, maar ook niet altijd mogelijk in verband met de planning van de VvE-Manager.

Verminderde bezetting en telefonische bereikbaarheid tijdens kantooruren

De verminderde bezetting betekent ook dat we u nog altijd verzoeken uw vragen, storingen of terugbelverzoeken zoveel mogelijk per e-mail bij ons kenbaar te maken. U kunt hiervoor onze mailadressen storingen@vvemetea.nl (voor uw storingen), admin@vvemetea.nl (voor uw administratieve vragen) of vve@vvemetea.nl (voor algemene vragen) gebruiken. Natuurlijk kan ook het rechtstreekse mailadres van uw VvE- manager gebruikt worden. Wist u dat u veel zaken ook online kunt regelen via ons VvE Portaal op Twinq? Hier kunt u alle informatie over ons en uw VvE vinden en kunt u minder spoedeisende storingen melden.

Vragen?

Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials  LinkedIn, Facebook en Twitter, nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.