Wanneer je op steenworp afstand van de Scheveningse Pier woont, kun je aardig wat onderhoud verwachten. Dat is zeker het geval bij VvE Zeekant 100-102. Sommige VvE-leden willen het gebouw uit 1956 niet alleen een flinke onderhoudsbeurt geven, maar ook een verduurzamingsslag laten ondergaan. Over die plannen én de nieuwe begroting werd gestemd tijdens de digitale Algemene Ledenvergadering.
Klachten doorgeven via Twinq
“Bij onze VvE werken we met een klankbordgroep. Wij voelen ons ook een soort VvE-beheerder van het pand en kunnen zelf zaken oppakken, zoals een muurtje schilderen”, vertelt klankbordlid Aly van der Vegte-Poot. “We gebruiken Twinq om te weten wat er speelt, maar een groot deel van onze VvE-leden is niet digitaal vaardig. Het gevolg is dat er tegen elkaar wordt gemopperd als iets niet werkt of beschadigd is, maar dat het probleem niet wordt voorgelegd in Twinq. Dat is onhandig.” De klankbordgroep stond dus voor een lastig pakket toen het tijd werd voor de Algemene Ledenvergadering. “We moesten overleggen in Teams en stemmen via Twinq. Daar waren ook volmachten bij, want van de 24 stemmers deden er 10 mee via volmacht. Dat was een uitdaging.”
Duidelijke boodschap
Van de VvE-manager Wilma Kiers kreeg Van der Vegte-Poot ter voorbereiding op de digitale Algemene Ledenvergadering alle benodigde informatie doorgestuurd. “We kregen keurig alle informatie hoe het werkt, alleen mocht voor sommige leden de hoofdboodschap duidelijker: vergaderen in Teams, stemmen in Twinq. Omdat dit voor hen niet helder bovenaan stond, moesten we dat vaak uitleggen. VvE Metea heeft deze input gebruikt om de uitnodiging nog duidelijker te maken. Voor onze oudere doelgroep, die digitaal vergaderen niet gewend is, was dit bovendien heel spannend. We hebben daarom gekeken welke mensen we moesten helpen hierbij, omdat ze het niet alleen kunnen. Wie niet digitaal aanwezig kon zijn, hebben we verteld waarover we gingen stemmen en dat ze met een volmacht hun stem konden uitbrengen. Want je wil wel dat iedereen gehoord kan worden.”
Stemmen over verduurzaming en begroting
Na een oefensessie in de middag, kon ‘s avonds de Algemene Ledenvergadering dan echt digitaal doorgaan. “We hadden via VvE Metea een hele goede voorzitter die de tijd en ruimte nam om alles nogmaals goed uit te leggen. Hij heeft ons door alle agendapunten geloodst en ons goed laten stemmen”, zegt Van der Vegte-Poot. “Heel fijn, want het was een lastige vergadering vanwege de manier waarop we vergaderden én de onderwerpen op de agenda. Een aantal VvE-leden heeft namelijk een subsidie aangevraagd via de Energie uit de Wijk Challenge van de gemeente Den Haag. Daarmee kunnen we onderzoeken hoe we het beste kunnen verduurzamen. Maar wat betekent dit voor het gepland onderhoud? En voor de begroting? Daarover hebben we vergaderd. Het heeft wat voeten in de aarde gehad, maar we hebben nu een unaniem akkoord en kunnen verder. En dat is mede door de goede voorzitter die ons stapje voor stapje hier doorheen hielp.”