VvE Metea heeft in verband met de recente ontwikkelingen, maatregelen en adviezen rondom het Coronavirus het besluit genomen om in ieder geval tot 1 april 2022 niet op fysieke wijze te vergaderen met grotere groepen. Eind februari besluiten wij of we deze datum moeten verlengen. In dit artikel lichten we nader toe waarom we tot dit besluit gekomen zijn, leggen we uit waarom het van belang is verder vooruit te kijken en vertellen we u ook welke goede alternatieven wij bieden rondom digitaal en schriftelijk vergaderen.

Het virus en de maatregelen
Tijdens de laatste persconferentie is duidelijk gemaakt dat er door de vele besmettingen van de omikronvariant nog altijd sprake is van dreiging van overbelasting in de zorg. Daarnaast leiden het grote aantal besmettingen én de quarantaineregels tot uitval van personeel, met grote gevolgen, ook voor onze organisatie. Het mag inmiddels duidelijk zijn dat het virus in sommige gevallen en specifiek voor de benoemde risicogroepen (zoals ouderen) nog altijd grote risico’s met zich mee brengt. Om deze reden zijn op dit moment diverse locaties nog altijd gesloten. Mogelijk is er binnenkort weer meer mogelijk, maar de afgelopen twee jaar heeft ons geleerd dat het virus onvoorspelbaar is en de maatregelen vaak veranderen.

Niet samenkomen is vervelend
Wij zijn dus tot minimaal 1 april niet aanwezig bij vergaderingen met grote groepen (met andere woorden, algemene ledenvergaderingen). Iets wat op het moment van publiceren van dit stuk volgens de maatregelen sowieso niet toegestaan is. We begrijpen dat dit opnieuw een flinke tegenslag is, de meeste (bestuurs)leden van VvE’s vergaderen graag gezamenlijk en in persoon. Dit geldt ook voor onze VvE-managers, we missen het weerzien met de leden van onze VvE’s en hebben begrip voor de frustratie die de situatie voor ons allen veroorzaakt. Daarnaast heeft het moeten organiseren van digitale vergaderingen ook voor ons voor uitdagingen gezorgd, echter kunnen we begin 2022 stellen dat we ons deze werkwijze eigen hebben gemaakt en dit graag voor u organiseren.

We kunnen niet anders dan nog even volhouden, ook met betrekking tot uw vergadering. Ook al zou fysiek vergaderen binnenkort wel ‘mogen’ volgens de op dat moment geldende maatregelen, we doen het voorlopig niet, en lichten ook dit graag nader toe.

Veilig vergaderen, voor iedereen
We hebben het al vaak moeten zeggen in de afgelopen maanden en herhalen het opnieuw: de gezondheid van onze collega’s en natuurlijk ook die van de leden van onze VvE’s komt op de eerste plaats. VvE Metea neemt vanaf het begin van deze pandemie haar verantwoordelijkheid door de risico’s tot verspreiding tot een minimum te beperken en is ervan overtuigd dat het bezoeken van meerdere vergaderingen per week door onze VvE-Managers hier niet aan bijdraagt. Tijdens vergaderingen zijn meerdere personen tegelijktijdig uren aanwezig in één ruimte. Het garanderen van 1,5 meter afstand en voldoende ventilatie blijkt te vaak een grote uitdaging. Ook hebben we in de afgelopen twee jaar veel (in onze ogen (terechte)) klachten ontvangen van bewoners uit risicogroepen. Aanwezigheid brengt voor hen extra risico’s met zich mee, niet aanwezig zijn is natuurlijk onwenselijk. Ook al kan men gebruik maken van een volmacht, men voelt zich uitgesloten.

Duidelijkheid en planning
In verband met de doorlooptijden van de vergaderstukken en de voorbereidingen die passen bij de vorm van vergaderen is het voor onze VvE-managers van belang vroegtijdig te weten op welke wijze de vergadering georganiseerd wordt. De voorbereidingen op het komende vergaderseizoen zijn al in volle gang, waar de planning zoals altijd weinig tot geen ruimte biedt om te schuiven. Wist u dat een gemiddelde VvE-manager ruim 25 avondvergaderingen bijwoont in enkele maanden tijd?

De totstandkoming van stukken kost ongeveer twee maanden. Denk aan het opstellen van de jaarrekening, maken van een begroting, uitwerken van een conceptagenda en voor bespreken van alle stukken met het bestuur. Hiervoor is het van groot belang om alvast rekening te kunnen houden met de vorm van vergaderen. Bij een schriftelijke en digitale stemming (straks meer over de alternatieve vergadermogelijkheden) moet bijvoorbeeld de agenda uitgebreid worden met een duidelijke toelichting en concrete besluitvoorstellen. Leden moeten voldoende tijd krijgen voor het stellen van vragen, besturen en VvE-managers voor de beantwoording en voorbereidingen.

Via de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en veiligheid’  is digitaal vergaderen toegestaan, en er gaan inmiddels zelfs stemmen op om dit een blijvend karakter te geven. VvE’s dienen echter nog wel rekening te houden met de vergaderdeadlines zoals vermeld in de Akte van Splitsing en/of Modelreglement, in veel gevallen 1 juli 2022. Wederom een reden waarom uitstellen niet mogelijk is.

De alternatieven om toch te vergaderen

VvE Metea heeft begin 2020, aan het begin van de Corona-pandemie, alternatieven uitgewerkt en geïmplementeerd om alsnog te kunnen vergaderen en belangrijke besluiten te kunnen nemen. Hier is veelvuldig en met succes gebruik van gemaakt.
In totaal zijn er 5 scenario’s:

Scenario 1) digitaal vergaderen: stemmen via Twinq ondersteunt met videobellen via Microsoft Teams
Dit scenario geniet onze voorkeur en adviseren wij dan ook.

De software die wij gebruiken, Twinq, biedt de mogelijkheid om digitaal besluiten te nemen op basis van vooraf helder geformuleerde besluitvoorstellen. Leden kunnen hierbij, voor of tijdens de vergadering, digitaal via Twinq de stemmen uit brengen. In dit scenario kunt u met de persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal de digitale vergaderomgeving benaderen en leidt de VvE Manager de vergadering digitaal. Tijdens de vergadering kunt u tevens op digitale wijze met uw mede eigenaars en de VvE Manager in contact staan via Microsoft Teams door met elkaar te ‘videobellen’. Vanzelfsprekend organiseert de VvE-manager zowel het stemmen via Twinq als videobellen via Microsoft Teams. Een speciale instructiefilm en handleidingen over digitaal stemmen en videobellen zijn hier te vinden. De video treft ook onder dit artikel.

Voorafgaand aan de vergadering zullen leden van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden. Ieder lid heeft natuurlijk ook de mogelijkheid vragen in te dienen en om deze voorafgaand te bespreken met ofwel het bestuur ofwel de VvE Manager. Hierbij is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de vragen en de beantwoording te inventariseren en als geheel na te zenden aan alle leden of bijvoorbeeld online bij de rondvraag te vermelden. Dit als alternatief voor de rondvraag indien een eigenaar niet deelneemt aan het videobellen.

Voor leden die de digitale mogelijkheden liever niet willen of kunnen benutten blijft de schriftelijk volmacht (evt. met steminstructie) overigens een goede optie.

Is het mogelijk om alleen digitaal te stemmen via Twinq? Dus geen videobellen via Microsoft Teams?
Het kan, maar we raden het toch af. Er is in deze situatie geen sprake van communicatie tussen de leden, het bestuur en VvE Manager. Veel leden ervaren dit als een gemis. Daarnaast betwijfelen wij of dit scenario voldoet aan de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en veiligheid’. En als derde argument benoemen we graag het extra werk voor de VvE-manager en het bestuur. Alle vragen moeten verzameld en afzonderlijk beantwoord worden en vervolgens ook verstrekt aan de leden.

Er zijn VvE’s die van mening zijn dat videobellen niet wenselijk is en toch voor dit scenario kiezen, bijvoorbeeld gezien de grootte van de VvE of verwachting dat veel leden hier grote moeite mee zullen hebben. Toch vragen we u hierover te spreken met uw VvE-manager, wij leggen graag uit hoe we e.e.a. voor u organiseren en op welke wijze de leden geïnformeerd en geholpen worden.

Scenario 2) digitaal vergaderen: videobellen via Microsoft Teams en daarna stemmen via Twinq
Dit scenario lijkt veel op scenario 1, echter wordt het digitaal stemmen via Twinq bij dit scenario pas na de Teams meeting ingezet. Bij dit scenario staat u tijdens de vergadering op digitale wijze met uw mede eigenaars en de VvE Manager in contact via Microsoft Teams door met elkaar te ‘videobellen’. U doorloopt gezamenlijk de agenda en u bent in de gelegenheid vragen te stellen bij de geagendeerde punten. Ook hier zullen leden voorafgaand aan de vergadering van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden.

Na afloop van de vergadering wordt de stemming in Twinq opengesteld tot een week na de Teams meeting. Met uw persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal kunt u de digitale vergaderomgeving benaderen en per agendapunt uw stem uitbrengen. Over de besluitvoorstellen is dan al vergaderd in de Teams Meeting. De stemming dient als formaliteit voor het vastleggen van de besluiten.

Dit is een goede optie als er vanuit de leden feedback komt dat videobellen en het tegelijkertijd stemmen via het vergaderportaal als te veel handelingen wordt ervaren. Ook dit scenario zetten wij graag voor u in werking. Deze optie treedt overigens ook in werking mochten er tijdens de vergadering in scenario 1 onverhoopt problemen ontstaan in, bijvoorbeeld de verbinding van Twinq.

Scenario 3) schriftelijke besluitvorming
Het is mogelijk om alle besluiten die u tijdens de ledenvergadering wilt laten nemen ook schriftelijk rond te sturen voor stemming. In dit geval dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden (u kunt immers de verschillende agendapunten niet mondeling toelichten) en via een stemformulier kunnen de leden hun stem uitbrengen binnen een bepaalde termijn. Daarbij adviseren wij om de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Het nadeel van dit scenario is de eisen die hier aan gesteld zijn in de reglementen, namelijk het feit dat 100% van de leden (iedereen dus) het formulier in dient te leveren en zij ook nog eens allemaal (unaniem) in moeten stemmen met alle punten. De praktijk leert ons dat dit zelden haalbaar is, zeker bij grotere VvE’s. Zodra één van de leden tegenstemt is het besluitvoorstel afgewezen. Als één van de leden in zijn geheel verzaakt om te stemmen, dan is de gehele vergadering niet rechtsgeldig en kan in feite geen enkel besluit worden uitgevoerd.

VvE Metea beveelt deze optie dan ook niet aan gelet op de juridische beperkingen. We begrijpen het echter ook als besturen toch voor deze, op het eerste oog praktische, optie kiezen. Natuurlijk zal VvE Metea dit dan faciliteren.

Scenario 4) verzamelen van machtigingen
Het is ook mogelijk om met een select gezelschap digitaal te vergaderen en voorafgaand machtigingen met een steminstructie te verzamelen. Leden van de VvE kunnen in dit geval het bestuur of de beheerder machtigen om namens hem of haar te stemmen. Het kan zijn dat er beperkingen gelden vanuit het reglement: vraag uw VvE Manager hier naar. Ook in dit scenario dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden en adviseren wij om de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Let wel: dit scenario in fysieke vorm laten plaatsvinden (oftewel in klein gezelschap) is alleen mogelijk als de maatregelen en het beleid van VvE Metea dit toelaten.

Scenario 5) fysiek vergaderen zonder VvE Metea
Als laatste scenario is het natuurlijk mogelijk om zonder ons te vergaderen, ook al achten wij dit onverstandig. In dat geval is het mogelijk om eventueel per videoverbinding of telefonisch in contact te staan met de aanwezigen. Door audio-opname van de vergadering kunnen we vervolgens de notulen uitwerken.

Let wel: dit betekent ter plaatse extra werk voor het bestuur in de vorm van het laten tekenen van de presentielijst en enkele vergaderstukken, functioneren als contactpersoon voor de locatie, en afsluitend het begeleiden en voorzitten van de vergadering.

Graag vernemen we uw voorkeur
Wederom zullen onze VvE-managers in contact treden met de bestuursleden van de VvE’s om te bespreken welke voorkeuren zij hebben om hun vergadering vorm te geven. Vervolgens zullen alle leden van de VvE’s geïnformeerd worden.

Vragen?
Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.

VvE Metea hanteert tevens een formeel vergaderprotocol, de laatste bijgewerkte versie die rekening houdt met bovenstaande kunt u hier downloaden.

Namens alle collega’s van VvE Metea vertrouwen we op uw begrip voor de situatie en wensen we bij voorbaat een goede vergadering toe.

Directie VvE Metea