Bijeenkomst klantenpanel VvE Metea wederom groot succes! 

Welkomstbrief voor Nieuwe Eigenaren:
Momenteel krijgen nieuwe eigenaren een welkomstbrief van VvE Metea. Bestuursleden adviseerden dat ook zij een CC: van deze brief zouden moeten ontvangen. De brief moet een duidelijke uitleg bevatten over automatische incasso (SEPA) van de servicekosten, inclusief voordelen zoals automatische jaarlijkse wijziging en de mogelijkheid tot terugboeken binnen 8 weken. Er moet een aanvraagformulier bijgevoegd worden voor het vervangen van het naamplaatje op de deur/brievenbus. De brief moet ook een bestand bevatten met het laatste huishoudelijk reglement en een korte beschrijving van de rolverdeling tussen beheerder en VvE bestuur. Een verbeterd concept van deze brief moet in klein comité voorbereid worden, met eventueel een Engelse vertaling.

Eigenaarsbelang bij Inboedelverzekering:
Het is cruciaal om nieuwe eigenaren te informeren over het eigenaarsbelang bij een inboedelverzekering. Dat geeft eigenaars de mogelijkheid al dan niet bij te verzekeren.

Loslaten van Zaken door Bestuur:
Bestuursleden moeten leren om bepaalde zaken los te laten en door te verwijzen naar de bestuursmail, ondanks dat zij vaak als eigenaar persoonlijk aangesproken worden over VvE-zaken.

Uitleg mogelijkheden Twinq voor bestuursleden (i.v.m. uitgebreide autorisatie):
De mogelijkheden van Twinq voor bestuursleden kan beter uitgelegd worden aan de besturen. Een maandelijkse online cursus, aangeboden door beheerders, zou hierbij zeer behulpzaam kunnen zijn.

MJOP Verwerken in Twinq:
Het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) zou in het Twinq-systeem verwerkt kunnen worden om de planning en uitvoering van onderhoud beter te kunnen beheren.

Verwachtingen van de Beheerder:
Een gesprek bij aanvang van de samenwerking tussen VvE-manager en het bestuur moet duidelijk maken wat men van de beheerder kan verwachten, wat de beheerder doet en wat het bestuur doet. Dit voorkomt onnodige misverstanden en helpt verwachtingen te managen.

Groei van VvE Metea:
Er werd geadviseerd dat VvE Metea niet te snel moet groeien, zodat beheerders de kans krijgen om betrokken te blijven bij de VvE’s die zij beheren en zo persoonlijke aandacht kunnen garanderen.

Periodieke Controle op Contracten:
Een periodieke controle op de contracten die de VvE heeft, bijvoorbeeld bij het verzenden van de halfjaarrekening, wordt als nuttig advies gezien.

Aftekenlijst en Storingmelding:
Een aftekenlijst voor de schoonmaker en een lijst voor storingsmeldingen moeten in de gezamenlijke entree worden opgehangen. Ook een lijst voor het melden van schade zodat de juiste route bewandeld wordt, is nuttig om te hebben.

Taakverdeling binnen de VvE:
Taken binnen de VvE moeten verdeeld worden onder leden zonder dat zij direct in het bestuur hoeven plaats te nemen. Dit zorgt ervoor dat leden hun expertise kunnen inzetten zonder de volledige verantwoordelijkheden van een bestuurslid te dragen, wat het bestuur ontlast.

Vrijwilligersvergoeding:
Het bieden van een vrijwilligersvergoeding kan mensen makkelijker over de streep trekken om plaats te nemen in het bestuur. Echter, men moet zich wel afvragen of de juiste personen dan in het bestuur plaatsnemen.