VvE Metea hanteert een protocol verantwoord vergaderen. Dit protocol is naar aanleiding van de nieuwe maatregelen rondom bestrijding van het Covid-19 (Corona) virus per 29 september jl. aangepast.

Het protocol kan bijdragen om de gezondheid van onze medewerkers en bezoekers van vergaderingen te borgen en het risico op verdere verspreiding van het virus te minimaliseren. Dit protocol kan tussentijds aangepast worden op het moment dat er aanvullende maatregelen en/of verdere verruiming komt vanuit de Rijksoverheid, of dat er vanuit de praktijk blijkt dat aanscherping nodig is. Dit is nu dus het geval.

Het complete protocol is hier te vinden.

De maatregelen die dus grotendeels zijn aangepast en per 29 september jl. van kracht zijn:

  • Vergaderingen kunnen alleen georganiseerd worden in vergaderzalen waar gegarandeerd kan worden dat alle deelnemers minstens 1,5 meter afstand kunnen houden, een zitplaats hebben en de vergaderruimte na elke vergadering of andersoortige activiteit in de betreffende zaal gereinigd wordt.
  • Vergaderingen bij bestuursleden thuis kunnen door een medewerker van VvE Metea alleen worden bijgewoond indien er niet meer dan 4 personen in huis aanwezig zijn en aan de vergadertafel de 1,5 meter kan worden gewaarborgd. Het staat de VvE Manager van VvE Metea altijd vrij om te besluiten geen vergaderingen bij bestuursleden thuis bij te wonen.
  • Bij een vergadering zijn maximaal 30 personen aanwezig, inclusief het bestuur, de VvE Manager en de notulist.
  • In ieder geval van 29 september tot en met 20 oktober 2020 vinden alle vergaderingen (ook fysiek) doorgang waarbij zoals gesteld een maximum van 30 personen geldt.
  • VvE’s worden verzocht er rekening mee te houden dat vergaderingen die na 20 oktober gepland staan, mogelijk in digitale vorm zullen moeten gaan plaatsvinden mochten de overheidsmaatregelen hiertoe aanleiding geven. Natuurlijk kunt u over het digitaal vergaderen nu reeds afspraken met uw VvE Manager maken.
  • Voor alle bij te wonen fysieke vergaderingen vanaf 12 oktober geldt dat VvE Metea zal zorgen voor een link waarmee de leden van de VvE zich tot een week voorafgaand aan de vergadering kunnen aanmelden. Op basis van deze aanmeldingen zal worden besloten of de vergadering fysiek door kan gaan dan wel wordt omgezet in een digitale vergadering in overleg met het bestuur van de VvE.
  • Met VvE’s die vergaderen in de week van 29 september, zal separaat met het bestuur contact worden opgenomen om te bepalen of de vergadering op een verantwoorde en veilige wijze doorgang kan vinden.
  • VvE’s die in de week van 5 t/m 9 oktober 2020 vergaderen, zullen in de week van 29-9 een link ontvangen met het verzoek zich per direct aan te melden als zij de vergadering willen bezoeken. Op vrijdag 2-10 zal geïnventariseerd worden of er VvE’s zijn waarbij het aantal aanwezige personen de 30 overschrijd en zal separaat met het bestuur contact worden opgenomen om te bepalen of de vergadering op een verantwoorde en veilige wijze doorgang kan vinden.
  • Vanaf 5 oktober 2020 geldt dat een lid van een VvE de vergadering alleen kan bezoeken als hij of zij zich van te voren heeft aangemeld. Indien een lid zich niet tijdig via de link heeft aangemeld, dan kan hij of zij de vergadering niet bijwonen en zal de toegang tot de locatie worden geweigerd.
  • Bij alle VvE’s waar meer dan 30 personen op de vergadering aanwezig zijn, geldt dat de afvaardiging van VvE Metea de vergadering niet kan bijwonen. Hierop worden geen uitzonderingen gemaakt.
  • Bij binnenkomst wast elke deelnemer zijn/haar handen of maakt men gebruik van desinfecterende handgel. Voor en na het ondertekenen van bepaalde stukken zal dit opnieuw plaatsvinden.
  • Iedere deelnemer maakt gebruik van zijn/haar eigen materialen (denk aan PC/laptop, stukken, maar ook bijvoorbeeld een pen of het zelf pakken van een kop koffie of thee).
  • Voor, tijdens en na de vergadering is geen sprake van fysiek contact. Er worden dus ook geen handen geschud.
  • Tijdens vergaderingen wordt geen gebruik gemaakt van een (gezamenlijke) microfoon.
  • De aanwezige medewerker(s) van VvE Metea zit bij voorkeur alleen aan een tafel.
  • Voor algemene ledenvergaderingen geldt dat wij niet bij de vergadering aanwezig zullen zijn indien de VvE Manager zelf COVID-19 patiënt is of COVID-19 achtige klachten heeft en in afwachting is van de testuitslag of dit voor een gezinslid geldt. Dit geldt ook wanneer 1 van de personeelsleden positief getest is en alle medewerkers preventief in thuisquarantaine zitten. In overleg met het bestuur zal in die gevallen worden bekeken of de vergadering geheel wordt afgezegd wegens overmacht of dat de vergadering wordt opgenomen en wij voor de notulen zorgen.

Als aan bovenstaande maatregelen geen gehoor wordt gegeven, ondanks verzoeken hiertoe, dan heeft de VvE Manager het recht de vergadering te verlaten. Dit is ook van toepassing als de vergaderlocatie niet voldoet aan de maatregelen en dit ter plaatse niet kan worden aangepast om ervoor te zorgen dat dit wel het geval is (denk aan het niet kunnen waarborgen van de 1,5 meter afstand).

Afsluitend

VvE Metea kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van het (niet) naleven van het vergaderprotocol. We rekenen op ieders begrip en verwachten van aanwezigen bij vergaderingen, en de locaties die de vergaderingen faciliteren, dat zij het protocol volledig volgen. Uiteraard hoopt VvE Metea zo snel mogelijk terug te kunnen keren naar de reguliere vergadersituatie.

Al vanaf het begin van deze moeilijke periode heeft VvE Metea alternatieven uitgewerkt, naast fysiek vergaderen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om op digitale wijze te vergaderen en is schriftelijk vergaderen via volmachten ook een optie. Meer informatie over deze alternatieven is hier te vinden. Check ook de instructievideo digitaal vergaderen via Twinq.

Vragen?

Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials  LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.