In de groene wijk Vondelparc in Utrecht staan drie woontorens en een parkeergarage die nauw met elkaar samenhangen. Peter van Rooy is de VvE-voorzitter van één van die torens, Parcappartementen III. “Met de vorige VvE-beheerder kregen we veel gedoe op ons bord, maar met VvE Metea is de structuur op orde.”

Complexe situatie

Het Utrechtse Vondelparc is een groene, autovrije wijk midden in Utrecht. Bijzonder is dat het groen hier onder beheer valt van de bewoners zelf via een aparte VvE. Maar dat is niet het enige wat het beheer best ingewikkeld maakt. Drie woontorens, ieder met hun eigen VvE, werken samen binnen één aparte hoofd-VvE. Daaronder valt ook een parkeergarage met 109 plekken van meerdere eigenaren, ook van buiten de VvE’s. “Dat maakt het allemaal uitermate complex”, zegt Peter van Rooy. “Sinds 2007 ben ik VvE-voorzitter van Parcappartementen III en een tijdlang ook van de parkeergarage. Ik heb getwijfeld om ‘ja’ te zeggen vanwege die complexiteit, maar met overtuiging gedaan.”

Zaken niet op orde

Voor de vorige VvE-beheerder waren de Parcappartementen ook ingewikkeld. “De complexiteit zat er vooral in dat je de splitsingsakte heel precies moet volgen. Dat is bij onze vorige beheerder onvoldoende gebeurd. Toen ik begon, wist bovendien vrijwel niemand hoe de akte precies in elkaar zat en dat alles met elkaar samenhing. Op den duur liepen we vast.” De directe aanleiding om over te stappen naar een andere VvE-beheerder, waren uiteindelijk inconsistenties in de geldstromen. “Eerst dachten we nog aan verduistering, maar het bleek onzorgvuldigheid; onze VvE-beheerder had niet op orde wie welke bijdragen moest betalen en wie al had betaald. Daardoor gingen we zelfs verliezen lijden.”

Nieuwe VvE-beheerder zoeken

Zo’n drie jaar geleden stapten de Parcappartementen over naar VvE Metea. “Zo’n overstap maak je ook niet snel”, vertelt Van Rooy. “Het is eng, je moet door het stof en je hebt geen garanties dat de ander het beter doet. Na een hele waslijst van mogelijke kandidaten en meerdere gespreksrondes zijn we uitgekomen bij VvE Metea. We voelden een klik en dat was belangrijk. Ze zijn daarna direct aan de slag gegaan en hebben een traject neergelegd om de hele administratie op orde te krijgen en achterstanden weg te werken.”

Achterstanden weggewerkt

Van Rooy is heel positief over het eigen VvE Portaal op Twinq. “Dat werkt heel transparant, want daarmee zie je direct waar de gaten liggen. Zo heeft VvE Metea ook de boel ontrafeld”, vertelt de VvE-voorzitter. “Onze kascommissies kijken natuurlijk nóg kritischer mee en die hebben nog geen enkele onvolkomenheid gevonden bij VvE Metea. Dat vind ik wel een prestatie. Ook heeft VvE Metea geholpen met een heldere incassoprocedure. In de oude situatie was het onduidelijk wat er gebeurde als iemand niet betaalde. Dat kostte ons als bestuur behoorlijk wat aandacht. Nu hebben we een heldere procedure die ook nageleefd wordt; bij mijn VvE is er in ieder geval geen achterstand meer.”

Praten over meerwaarde

Inmiddels ziet Van Rooy dat meer VvE’s in zijn buurt overstappen naar of geïnteresseerd zijn in VvE Metea. “Ik krijg ook vragen hoe ze het doen. Dan krijgen ze natuurlijk een positief verhaal. Want ons werk werd er niet leuker van toen we nog wanbetalers hadden en de financiële administratie veel eigen tijd kostte. Je doet dit allemaal naast je werk en daar heb je natuurlijk geen zin in. Nu kunnen we het eindelijk hebben over écht tastbare zaken, zoals welk periodiek onderhoud nodig is, en niet meer over al dat gedoe met geld. Dat is nu gewoon geregeld. Bovendien is onze verhouding met andere VvE’s een stuk beter. Want het praat toch echt makkelijker als je administratie volgens de splitsingsakte op orde is. De kans op onderlinge irritaties tussen bestuursleden neemt daardoor af. Zo kunnen we echt verder met wat bewoners raakt.”