Een maand geleden hebben we bekend gemaakt dat we in verband met de ontwikkelingen rondom het Coronavirus en Omikronvariant tot 1 april 2022 niet op fysieke wijze vergaderen met grotere groepen. Daarbij hebben we ook aangegeven eind februari te bepalen of deze datum verlengd moet worden. In verband met de recente versoepelingen hebben we besloten vanaf 1 april weer fysiek te gaan vergaderen, we zien op dit moment geen reden om dit nog langer uit te stellen. 

Waarom niet nu al, het mag toch?
Een vraag die we ons goed voor kunnen stellen, en feitelijk is dit natuurlijk ook zo. Echter, niet eerder heeft onze organisatie zoveel te maken gehad met positieve besmettingen dan wel quarantaine-situaties als in de laatste paar weken. Mede door de versoepelingen kunnen we verwachten dat we hier in de komende paar weken mee te maken blijven krijgen. Het plotseling niet aanwezig kunnen zijn van onze VvE-managers bij een ALV en het hierdoor moeten inzetten van een collega is niet alleen onwenselijk maar in vele gevallen ook simpelweg onmogelijk. Daar komt bij dat de overheid nog altijd adviseert om de helft van de tijd vanuit huis werken. Het meermaals per week bezoeken van vergaderingen op verschillende locaties met verschillende groepen mensen (incl. in vele gevallen mensen uit risicogroepen) achten wij de komende maand nog te risicovol. Daarbij hebben wij bij de voorbereidingen van het vergaderseizoen een keuze moeten maken en die blijven wij om die reden uitdragen. Wij zijn van mening dat wij voldoende continuïteit bieden door digitale en schriftelijke alternatieven aan te bieden voor vergaderingen tot en met 31 maart 2022 (zie ze hieronder nogmaals uitgebreid opgesomd).

Digitaal of schriftelijk vergaderen is voor ons echt geen optie, en verder uitstel ook niet. Wat nu?
In deze situatie bespreekt u als bestuur met uw VvE-manager de mogelijkheden. Dit bekijken we per situatie en hangt af van een aantal factoren, zoals het garanderen van een geschikte vergaderlocatie en persoonlijke instemming van uw VvE-manager
Mocht de VvE-manager onverhoopt met een Corona besmetting te maken krijgen dan kunnen wij, gelet op bovenstaande uitleg, niet voor een vervanger op de vergadering zorgen.

Vragen?
Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. VvE Metea hanteert tevens een formeel vergaderprotocol, de laatste bijgewerkte versie die rekening houdt met bovenstaande kunt u hier downloaden.

De alternatieven om digitaal of schriftelijk te vergaderen

VvE Metea heeft begin 2020, aan het begin van de Corona-pandemie, alternatieven uitgewerkt en geïmplementeerd om alsnog te kunnen vergaderen en belangrijke besluiten te kunnen nemen. Hier is veelvuldig en met succes gebruik van gemaakt.
In totaal zijn er 5 scenario’s:

Scenario 1) digitaal vergaderen: stemmen via Twinq ondersteunt met videobellen via Microsoft Teams
Dit scenario geniet onze voorkeur en adviseren wij dan ook.

De software die wij gebruiken, Twinq, biedt de mogelijkheid om digitaal besluiten te nemen op basis van vooraf helder geformuleerde besluitvoorstellen. Leden kunnen hierbij, voor of tijdens de vergadering, digitaal via Twinq de stemmen uit brengen. In dit scenario kunt u met de persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal de digitale vergaderomgeving benaderen en leidt de VvE Manager de vergadering digitaal. Tijdens de vergadering kunt u tevens op digitale wijze met uw mede eigenaars en de VvE Manager in contact staan via Microsoft Teams door met elkaar te ‘videobellen’. Vanzelfsprekend organiseert de VvE-manager zowel het stemmen via Twinq als videobellen via Microsoft Teams. Een speciale instructiefilm en handleidingen over digitaal stemmen en videobellen zijn hier te vinden. De video treft ook onder dit artikel.

Voorafgaand aan de vergadering zullen leden van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden. Ieder lid heeft natuurlijk ook de mogelijkheid vragen in te dienen en om deze voorafgaand te bespreken met ofwel het bestuur ofwel de VvE Manager. Hierbij is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de vragen en de beantwoording te inventariseren en als geheel na te zenden aan alle leden of bijvoorbeeld online bij de rondvraag te vermelden. Dit als alternatief voor de rondvraag indien een eigenaar niet deelneemt aan het videobellen.

Voor leden die de digitale mogelijkheden liever niet willen of kunnen benutten blijft de schriftelijk volmacht (evt. met steminstructie) overigens een goede optie.

Is het mogelijk om alleen digitaal te stemmen via Twinq? Dus geen videobellen via Microsoft Teams?
Het kan, maar we raden het toch af. Er is in deze situatie geen sprake van communicatie tussen de leden, het bestuur en VvE Manager. Veel leden ervaren dit als een gemis. Daarnaast betwijfelen wij of dit scenario voldoet aan de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en veiligheid’. En als derde argument benoemen we graag het extra werk voor de VvE-manager en het bestuur. Alle vragen moeten verzameld en afzonderlijk beantwoord worden en vervolgens ook verstrekt aan de leden.

Er zijn VvE’s die van mening zijn dat videobellen niet wenselijk is en toch voor dit scenario kiezen, bijvoorbeeld gezien de grootte van de VvE of verwachting dat veel leden hier grote moeite mee zullen hebben. Toch vragen we u hierover te spreken met uw VvE-manager, wij leggen graag uit hoe we e.e.a. voor u organiseren en op welke wijze de leden geïnformeerd en geholpen worden.

Scenario 2) digitaal vergaderen: videobellen via Microsoft Teams en daarna stemmen via Twinq
Dit scenario lijkt veel op scenario 1, echter wordt het digitaal stemmen via Twinq bij dit scenario pas na de Teams meeting ingezet. Bij dit scenario staat u tijdens de vergadering op digitale wijze met uw mede eigenaars en de VvE Manager in contact via Microsoft Teams door met elkaar te ‘videobellen’. U doorloopt gezamenlijk de agenda en u bent in de gelegenheid vragen te stellen bij de geagendeerde punten. Ook hier zullen leden voorafgaand aan de vergadering van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden.

Na afloop van de vergadering wordt de stemming in Twinq opengesteld tot een week na de Teams meeting. Met uw persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal kunt u de digitale vergaderomgeving benaderen en per agendapunt uw stem uitbrengen. Over de besluitvoorstellen is dan al vergaderd in de Teams Meeting. De stemming dient als formaliteit voor het vastleggen van de besluiten.

Dit is een goede optie als er vanuit de leden feedback komt dat videobellen en het tegelijkertijd stemmen via het vergaderportaal als te veel handelingen wordt ervaren. Ook dit scenario zetten wij graag voor u in werking. Deze optie treedt overigens ook in werking mochten er tijdens de vergadering in scenario 1 onverhoopt problemen ontstaan in, bijvoorbeeld de verbinding van Twinq.

Scenario 3) schriftelijke besluitvorming
Het is mogelijk om alle besluiten die u tijdens de ledenvergadering wilt laten nemen ook schriftelijk rond te sturen voor stemming. In dit geval dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden (u kunt immers de verschillende agendapunten niet mondeling toelichten) en via een stemformulier kunnen de leden hun stem uitbrengen binnen een bepaalde termijn. Daarbij adviseren wij om de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Het nadeel van dit scenario is de eisen die hier aan gesteld zijn in de reglementen, namelijk het feit dat 100% van de leden (iedereen dus) het formulier in dient te leveren en zij ook nog eens allemaal (unaniem) in moeten stemmen met alle punten. De praktijk leert ons dat dit zelden haalbaar is, zeker bij grotere VvE’s. Zodra één van de leden tegenstemt is het besluitvoorstel afgewezen. Als één van de leden in zijn geheel verzaakt om te stemmen, dan is de gehele vergadering niet rechtsgeldig en kan in feite geen enkel besluit worden uitgevoerd.

VvE Metea beveelt deze optie dan ook niet aan gelet op de juridische beperkingen. We begrijpen het echter ook als besturen toch voor deze, op het eerste oog praktische, optie kiezen. Natuurlijk zal VvE Metea dit dan faciliteren.

Scenario 4) verzamelen van machtigingen
Het is ook mogelijk om met een select gezelschap digitaal te vergaderen en voorafgaand machtigingen met een steminstructie te verzamelen. Leden van de VvE kunnen in dit geval het bestuur of de beheerder machtigen om namens hem of haar te stemmen. Het kan zijn dat er beperkingen gelden vanuit het reglement: vraag uw VvE Manager hier naar. Ook in dit scenario dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden en adviseren wij om de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Let wel: dit scenario in fysieke vorm laten plaatsvinden (oftewel in klein gezelschap) is alleen mogelijk als de maatregelen en het beleid van VvE Metea dit toelaten.

Scenario 5) fysiek vergaderen zonder VvE Metea
Als laatste scenario is het natuurlijk mogelijk om zonder ons te vergaderen, ook al achten wij dit onverstandig. In dat geval is het mogelijk om eventueel per videoverbinding of telefonisch in contact te staan met de aanwezigen. Door audio-opname van de vergadering kunnen we vervolgens de notulen uitwerken.

Let wel: dit betekent ter plaatse extra werk voor het bestuur in de vorm van het laten tekenen van de presentielijst en enkele vergaderstukken, functioneren als contactpersoon voor de locatie, en afsluitend het begeleiden en voorzitten van de vergadering.