Toelichting Standaardagenda

Jaarlijks organiseert VvE Metea voor alle VvE’s minimaal één Algemene Ledenvergadering (ALV). Namens het bestuur stellen we tevens de agenda op waarin een aantal onderwerpen opgenomen zijn die jaarlijks worden besproken. Het betreft:

• Notuleren met AI: toestemming opname
• Incassoprocedure
• Mandaat incidentele opdrachten
• Spoedeisende besluiten rondom het aanbrengen van voorzieningen toegankelijkheid gebouw
• Taxatie herbouwwaarde
• Verzekering

In de agenda’s wordt doorverwezen naar deze pagina, de toelichting per onderwerp treft u onderstaand aan.

Notuleren met AI: toestemming opname 

We begrijpen dat eigenaren en aanwezigen tijdens ledenvergaderingen veel waarde hechten aan bescherming van persoonlijke informatie en een vertrouwelijke werkwijze rondom de audio opname van een vergadering. Omdat dit een belangrijk punt is leest u hier meer over het beleid van Triple Blue en VvE Metea.

Toelichting standaardagenda: besluit tot machtiging beheerder inzake incassoprocedure

(Vrijwel) de enige inkomstenbron voor de vereniging is opbrengst uit de voorschotbijdragen. Het is dan ook van groot belang dat alle voorschotbijdragen en overige vorderingen vanuit de vereniging (zoals doorbelastingen, stook- en waterafrekeningen) tijdig binnenkomen. Meestal gaat dat goed, maar het komt voor dat er bij een individueel lid toch een achterstand in de betaling ontstaat. VvE Metea moet dan als beheerder van de vereniging adequaat kunnen reageren. Daarvoor wordt de volgende procedure gehanteerd:
Stap 1: de voorschotbijdragen moeten voor de eerste van de maand voldaan zijn. Als blijkt dat de voorschotbijdragen niet voldaan zijn, stuurt VvE Metea hierover een herinnering.
Stap 2: als de voorschotbijdragen en/of vorderingen, ondanks de herinnering, nog niet betaald worden, volgt een laatste herinnering. Dit is voor het lid de laatste kans om zonder verdere consequenties de voorschotbijdragen te betalen, of om in overleg met VvE Metea een betalingsregeling te treffen.
Stap 3: wordt ondanks de herinnering en aanmaning nog altijd niet betaald, dan wordt een advocaat of incassobureau/deurwaarder ingeschakeld. De advocaat of het incassobureau / de deurwaarder zal de invordering van de achterstand in betaling overnemen. De kosten die hij daarvoor rekent komen volgens het splitsingsreglement voor rekening van het lid dat niet betaalt. De advocaat of incassobureau/deurwaarder stuurt in ieder geval altijd een sommatie. VvE Metea stuurt de betreffende eigenaar een bevestiging van `het uit handen geven`.
Stap 4: leidt zelfs de inschakeling van een advocaat of incassobureau/deurwaarder niet tot betaling van de achterstallige bedragen, dan zal de advocaat of het incassobureau (bij de volmacht van de ledenvergadering gegeven aan VvE Metea die namens de vereniging uiteindelijk opdracht geeft om de wanbetaler te dagvaarden) gaan dagvaarden. In de dagvaarding wordt aan de rechter gevraagd de wanbetaler te veroordelen tot betaling. Als de rechter de veroordeling uitspreekt, kan de vereniging zo nodig door beslaglegging of executoriale verkoop de verschuldigde bedragen innen.

Vorderingen worden in tegenstelling tot wat is vermeld in de splitsingsakte of het modelreglement niet al na zes maanden omgeslagen over de overige leden, eerst worden de resultaten van de incassoprocedure afgewacht.

De vergadering wordt gevraagd in te stemmen met de incassoprocedure.  Dit punt komt jaarlijks terug op de agenda en zal hier elk jaar dienen te worden vastgesteld.

Toelichting standaardagenda: besluit inzake mandaat beheerder voor verstrekken van incidentele opdrachten

VvE Metea verzorgt voor de vereniging een groot aantal taken in het kader van het beheer van het gebouw. In dit kader worden namens de vereniging onder andere opdrachten verstrekt. Hierover wordt achteraf verantwoording afgelegd aan het bestuur en aan de vergadering.

Vaak zijn opdrachten een gevolg van specifiek door de vergadering genomen besluiten, zoals het aangaan van een contract met een verzekeraar of het geplande schilderwerk. Het komt echter ook regelmatig voor dat de beheerder moet reageren op situaties die van te voren niet voorzien waren, zoals lekkages of verstoppingen. In dat geval moet de beheerder snel en doelmatig kunnen reageren.

Het is goed om duidelijke afspraken te hebben over het mandaat dat de beheerder in dergelijke gevallen heeft, en deze afspraken ook periodiek aan de vergadering voor te leggen. Aan de vergadering wordt voorgesteld dat VvE Metea een mandaat krijgt om in het belang van de vereniging opdrachten tot een maximum van € 750,00 inclusief btw te verstrekken. Voor opdrachten die dat bedrag te boven gaan dient vooraf toestemming van het bestuur gevraagd te worden. Bij calamiteiten, met name buiten kantoortijden, kan VvE Metea dit mandaat overschrijden. Hiervan wordt het bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

Indien achteraf blijkt dat, op basis van de akte, reglementen of wet, uitgevoerde werkzaamheden niet onder de vereniging vallen, zullen de gemaakte kosten worden doorberekend aan de betreffende eigenaar.

Aan de vergadering wordt voorgesteld dat VvE Metea een mandaat krijgt om in geval van spoedeisende opdrachten t.b.v. de vereniging opdrachten tot een maximum van € 750,- te verstrekken.

Toelichting standaardagenda: mandaat aan het bestuur voor spoedeisende besluiten rondom het aanbrengen van voorzieningen toegankelijkheid gebouw

Voorzieningen ter bevordering van de toegankelijkheid van het gebouw kan wenselijk zijn voor eigenaars / gebruikers met een mobiliteitsbeperking of een behoefte aan zorg van buitenaf. Ook heeft dit soms betrekking op het in gemeenschappelijke ruimten (moeten) plaatsen van een hulpmiddel, zoals een scootmobiel of voorzieningen zoals sleutelkluisjes / drangers / rijplaten die op of aan gemeenschappelijke delen moeten worden bevestigd.

De wetgeving laat in principe geen ruimte een dergelijk verzoek tegen te houden. Wel kan de VvE (aanvullende) voorwaarden stellen. In formele zin is het de bevoegdheid van de vergadering van eigenaars om die toestemming te verlenen en de hiervoor van toepassing zijnde voorwaarden te bepalen. In veel gevallen is echter sprake van een spoedeisend belang, derhalve dit voorstel.

De vergadering wordt voorgesteld het bestuur te machtigen om enkel in spoedeisende gevallen toestemming te verlenen voor het (laten) aanbrengen van voorzieningen ter bevordering van de toegankelijkheid van het gebouw. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

1. Naar mening en oordeel van het bestuur wordt zonder deze voorzieningen toegang en bewoning door de eigenaar / gebruiker zeer belemmerd of zelfs onmogelijk gemaakt.
2. De voorzieningen worden volledig op eigen rekening en risico geplaatst.
3. Bovengenoemde voorzieningen beïnvloeden nooit het uniforme aanzicht van het gebouw, de (draag)constructie van het gebouw en behoeven geen (bouw)vergunning.
4. Bovengenoemde voorzieningen maken geen kennelijke en onevenredige inbreuk op de vrije doorgang in de algemene ruimte en de brandveiligheid van het pand.
5. De toestemming kent een tijdelijk karakter en dient alsnog door de vergadering bekrachtigd te worden. Dit betekent dat de vergadering kan besluiten de toestemming in te trekken waarna betreffende eigenaar / gebruiker verantwoordelijk is voor het op eigen kosten terugbrengen van de situatie in oude staat.
6. Met de betreffende eigenaar/aanvrager kan een gebruiksovereenkomst opgesteld waarin de aanvraag, toestemming en bovenstaande voorwaarden vastgelegd worden.

Wordt aan één of meerdere voorwaarden niet voldaan dan dient de vergadering hieromtrent te besluiten.

Voorgesteld besluit

De vergadering van eigenaars machtigt het bestuur om enkel in spoedeisende gevallen namens haar toestemming te verlenen tot het treffen en/of doen aanbrengen van voorzieningen ter bevordering van de toegankelijkheid van het gebouw of appartementsrecht. Onder het treffen van voorzieningen wordt ook verstaan het (tijdelijk) bestemmen van een gemeenschappelijke ruimte voor het plaatsen van een hulpmiddel.

Toelichting standaardagenda: besluit inzake de (her)taxatie van de verzekerde waarde i.v.m. de opstalverzekering

De vereniging heeft onder andere als taak om het gebouw te verzekeren tegen water-, storm-, brand- en ontploffingsschade. Deze zaken worden gedekt binnen de opstalverzekering. De premie, en ook eventuele uitkeringen, worden gebaseerd op de herbouwwaarde. Deze herbouwwaarde is van groot belang: een te hoge herbouwwaarde leidt tot te hoge premie, terwijl een te lage herbouwwaarde kan leiden tot een schade-uitkering die niet de volledige schade dekt.

Volgens de splitsingsakte of het modelreglement stelt de vergadering het bedrag van de verzekeringen vast. De vergadering is bij dit besluit niet vrij: het verzekerde bedrag van de opstalverzekering moet aansluiten bij de herbouwwaarde. Er zijn verschillende manieren om tot een herbouwwaarde te komen. De meest zekere manier is het laten opstellen van een taxatierapport.

Als aan een erkend taxateur gevraagd wordt de herbouwwaarde te taxeren, en dit taxatierapport wordt aan de verzekeraar overlegd, dan garandeert de verzekeraar dat op dat moment geen sprake van onderverzekering is. Wordt bovendien een indexclausule in de polis opgenomen, die ervoor zorgt dat de verzekerde waarde jaarlijks meestijgt met de bouwkosten dan geldt die garantie wettelijk gezien voor een termijn van zes jaar, er zijn echter ook maatschappijen die de taxatie voor 10 jaar geldig verklaren.

Toelichting standaardagenda: besluit inzake verzekeringen

VvE Metea controleert de polissen van de bij haar in beheer zijnde VvE`s op:

• Aantekening van de taxatie op de polis.
• Is het eigenarenbelang meeverzekerd*.
• Missen er dekkingen, bijvoorbeeld de glasdekking of dekking voor zonnepanelen of laadpalen (let op: het is van groot belang dat dit gemeld wordt bij de verzekeraar door de VvE).
• Is de premie marktconform.

* Het eigenaarsbelang is een aanvullende dekking per appartement. Als de VvE namelijk een opstalverzekering afsluit, wordt in vrijwel alle gevallen uitgegaan van de gemiddelde c.q. standaard waarde van de badkamers, keukens en vloeren van het gebouw (zie hiervoor de polis via uw persoonlijke VvE Portaal van Twinq). VvE Metea adviseert de leden om het eigenaarsbelang altijd mee te verzekeren op de polis van de eigen inboedelverzekering. Niet elke opstalverzekering dekt namelijk hetzelfde of is voldoende dekkend. Denk bijvoorbeeld een verbouwing/verbetering van een badkamer, keuken of bijvoorbeeld een parketvloer.

Conform het modelreglement en/of de akte van splitsing dient de vergadering de verzekeraars aan te wijzen.

Indien één van bovenstaande controlepunten aanleiding geeft tot het opvragen van offertes, verzoeken wij de vergadering om het bestuur te mandateren de verzekeringen bij een andere verzekeraar onder te brengen.