Tot oktober 2021 geen fysieke vergaderingen

Gelet op de recente ontwikkelingen op het gebied van het COVID-19 virus voelt VvE Metea zich helaas genoodzaakt om de periode zonder fysieke vergaderingen te verlengen. Tot oktober 2021 zullen medewerkers van VvE Metea geen fysieke vergaderingen bijwonen en worden onze VvE’s gevraagd om digitaal of schriftelijk te vergaderen. Natuurlijk blijft VvE Metea ook voor deze vormen van vergaderen de organisatie voor haar rekening nemen.

Op 12 en 20 januari jl. hebben premier Rutte en minister de Jonge nieuwe persconferenties gegeven waarin aangekondigd is dat de huidige lockdown in verband met het Coronavirus tot ten minste 9 februari aanstaande van kracht blijft. Op 20 januari jl. zijn zelfs enkele tijdelijke verzwaringen bekend gemaakt, zo komt er een tijdelijke avondklok en mag men per direct thuis nog maar één persoon van 13 jaar of ouder ontvangen. Ook zijn aan het reizen van- en naar het buitenland extra eisen gesteld.

Het aantal besmettingen moet sneller gaan dalen waardoor de druk op de zorg hopelijk snel verminderd kan worden. Daarnaast zijn er grote zorgen rondom diverse varianten van het virus.

Tevens is meer informatie gegeven over het vaccinatieplan. Hieruit blijkt vooralsnog dat het vaccineren van alle doelgroepen tot ruim in het derde kwartaal van 2021 zal gaan duren, iets wat afhankelijk is van allerlei factoren zoals de levering en beschikbaarheid van voldoende vaccins.

Deze ontwikkelingen zijn voor VvE Metea aanleiding geweest om te moeten besluiten tijdens deze complete periode niet fysiek te vergaderen. Dit betekent concreet dat alle geplande algemene (leden)vergaderingen tot 1 oktober 2021 schriftelijk of op digitale wijze plaats moeten gaan vinden, net als tijdens een groot deel van afgelopen jaar. De risico’s tot besmetting en mogelijke verspreiding van het virus zijn simpelweg nog altijd te groot.

We begrijpen dat dit opnieuw een flinke tegenslag is. Vele bestuursleden en leden van VvE’s vergaderen graag gezamenlijk en in persoon. Dit geldt ook voor onze VvE-managers, we missen het weerzien met onze VvE’s en hebben begrip voor de frustratie die de situatie voor ons allen veroorzaakt. Echter kunnen we niet anders dan nog even volhouden, ook met betrekking tot uw vergadering. Nogmaals lichten we onze beweegredenen graag aan u toe.

Uw en onze gezondheid

We hebben het al vaak moeten zeggen in de afgelopen maanden. De gezondheid van onze collega’s en natuurlijk ook die van de leden van onze VvE’s komt op de eerste plaats. VvE Metea neemt vanaf het begin van deze pandemie haar verantwoordelijkheid door de risico’s tot verspreiding tot een minimum te beperken en is ervan overtuigd dat het bezoeken van meerdere vergaderingen per week per VvE-Manager hier niet aan bijdraagt. In tegendeel zelfs, het is in onze ogen zeer onverstandig om in ieder geval tot 1 oktober 2021 in één ruimte gezamenlijk een (leden)vergadering te organiseren waarbij mogelijk ook bewoners uit risicogroepen aanwezig zijn en het daarnaast een uitdaging is om de veelbesproken afstand van 1,5 meter te kunnen garanderen.

Duidelijkheid en planning

Onze VvE-managers zijn inmiddels al begonnen met de voorbereidingen op alle ledenvergadering die aankomend voorjaar gepland zijn. Denk aan het opstellen van de jaarrekening, maken van een begroting, uitwerken van een conceptagenda en voor bespreken van alle stukken met het bestuur. Hiervoor is het van groot belang om alvast rekening te kunnen houden met de vorm van vergaderen. Bij een schriftelijke en digitale stemming (straks meer over de alternatieve vergadermogelijkheden) moet bijvoorbeeld de agenda uitgebreid worden met een duidelijke toelichting en concrete besluitvoorstellen. Leden moeten voldoende tijd krijgen voor het stellen van vragen, besturen en VvE-managers voor de beantwoording en voorbereidingen.

Naast bovenstaande hebben we vorig jaar ervaren dat vele vergaderingen, onnodig zo bleek later, uitgesteld werden in de hoop later alsnog fysiek te kunnen vergaderen. Dit had meerdere gevolgen, zo konden (belangrijke) besluiten nog niet genomen worden, stuitte dit soms op enige weerstand vanuit de leden en waren onze VvE-managers tot en met december druk met vergaderen. Vele zaken liepen hierdoor vertraging op (denk ook aan onderhoud) en bovendien stond zowel de planning van de VvE als die van VvE Metea als beheerder behoorlijk onder druk. We zijn van mening dat dit niet voor een tweede jaar op rij kan en mag gebeuren, waardoor VvE Metea de reeds geplande ALV datum in principe niet zal wijzigen. Wij menen onze VvE’s voldoende alternatieven te bieden voor de fysieke vergadering. Alle vergaderingen later dit jaar plannen in de hoop dat fysiek samenkomen alsnog mogelijk zal zijn, is wat ons betreft geen optie

Kortom, we vinden het belangrijk om duidelijkheid te creëren voor alle betrokkenen door niet alleen een heldere planning te presenteren, maar de alternatieven die er zijn om op een andere manier te vergaderen daadwerkelijk te benutten.

De alternatieven om toch te vergaderen

VvE Metea heeft begin 2020, aan het begin van de Corona-pandemie, alternatieven uitgewerkt en geïmplementeerd om alsnog te kunnen vergaderen en belangrijke besluiten te kunnen nemen. Hier is veelvuldig en met succes gebruik van gemaakt.

In totaal zijn er 5 scenario’s:

Scenario 1) digitaal vergaderen: stemmen via Twinq en videobellen via Microsoft Teams
Dit scenario geniet onze voorkeur en adviseren wij dan ook.

De software die wij gebruiken, Twinq, biedt de mogelijkheid om digitaal besluiten te nemen op basis van vooraf helder geformuleerde besluitvoorstellen. Leden kunnen hierbij, voor of tijdens de vergadering, digitaal via Twinq de stemmen uit brengen. In dit scenario kunnen leden met de persoonlijke inloggegevens voor het VvE Portaal de digitale vergaderomgeving benaderen en leidt de VvE Manager de vergadering digitaal. Tijdens de vergadering zal men tevens op digitale wijze met elkaar in contact staan via Microsoft Teams. Via dit platform kan men met elkaar ‘videobellen’.

Vanzelfsprekend organiseert de VvE-manager zowel het stemmen via Twinq als videobellen via Microsoft Teams. Een speciale instructiefilm en handleidingen over digitaal stemmen en videobellen zijn hier te vinden.

Voorafgaand aan de vergadering zullen leden van de VvE uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden. Ieder lid heeft natuurlijk ook de mogelijkheid vragen in te dienen om deze voorafgaand te bespreken met ofwel het bestuur ofwel de VvE Manager. Hierbij is het bijvoorbeeld ook mogelijk om de vragen en de beantwoording te inventariseren en als geheel na te zenden aan alle leden of bijvoorbeeld online bij de rondvraag te vermelden. Dit als alternatief voor de rondvraag indien men niet deelneemt aan het videobellen.

Voor leden die de digitale mogelijkheden liever niet willen of kunnen benutten blijft de schriftelijk volmacht (evt. met steminstructie) overigens een goede optie.

Scenario 2) digitaal vergaderen: stemmen via Twinq, geen videobellen.
Eveneens digitaal stemmen via Twinq, echter zonder de mogelijkheid van videobellen via Microsoft Teams. Tijdens het op digitale wijze uitbrengen van de stemmen is er dus geen sprake van communicatie tussen de leden, het bestuur en beheerder.

Er zijn VvE’s die van mening zijn dat videobellen niet wenselijk is en voor dit scenario kiezen, bijvoorbeeld gezien de grootte van de VvE of verwachting dat veel leden hier grote moeite mee zullen hebben. Ook hiervoor geldt dat de leden voorafgaand aan de vergadering uitgebreider dan normaal geïnformeerd worden. Wederom heeft ieder lid de mogelijkheid vragen in te dienen om deze voorafgaand te bespreken met ofwel het bestuur ofwel de VvE Manager, waarna de vragen en antwoorden nagezonden kunnen worden of online vermeld bij de rondvraag. Ook het afgeven van een volmacht is natuurlijk mogelijk.

Overigens kunnen wij in overleg met het bestuur wel een losse en informele ‘informatiebijeenkomst’ organiseren, ter voorbereiding op de stemming en om het alsnog mogelijk te maken om met elkaar van gedachten te wisselen. Natuurlijk wordt ook hiervoor videobellen via Microsoft Teams gebruikt.

Scenario 3) schriftelijke besluitvorming
Het is mogelijk om alle besluiten die u tijdens de ledenvergadering wilt laten nemen ook schriftelijk rond te sturen voor stemming. In dit geval dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden (u kunt immers de verschillende agendapunten niet mondeling toelichten) en via een stemformulier kunnen de leden hun stem uitbrengen binnen een bepaalde termijn. Daarbij adviseren wij de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Het nadeel van dit scenario is de eisen die hier aan gesteld zijn, namelijk het feit dat 100% van de leden (iedereen dus) het formulier in dient te leveren en zij ook nog eens allemaal (unaniem) in moeten stemmen met alle punten. De praktijk leert ons dat dit zelden haalbaar is, zeker bij grotere VvE’s. Zodra één van de leden tegenstemt is het besluitvoorstel afgewezen. As één van de leden in zijn geheel verzaakt om te stemmen, dan is de gehele vergadering niet rechtsgeldig en kan in feite geen enkel besluit worden uitgevoerd.

VvE Metea beveelt deze optie dan ook niet aan gelet op de juridische beperkingen. We begrijpen het echter ook als besturen toch voor deze, op het eerste oog praktische, optie kiezen. Natuurlijk zal VvE Metea dit dan faciliteren.

Scenario 4) verzamelen van machtigingen
Het is mogelijk om met een zeer select gezelschap digitaal te vergaderen en voorafgaand machtigingen met een steminstructie te verzamelen. Leden van de VvE kunnen in dit geval het bestuur of de beheerder machtigen om namens hem of haar te stemmen. Het kan zijn dat er beperkingen gelden vanuit het reglement: vraag uw VvE Manager hier naar. Ook in dit scenario dienen concrete stemmingsvoorstellen uitgewerkt te worden en adviseren wij de leden vooraf uitgebreid de mogelijkheid te geven om vragen te stellen.

Let wel: dit scenario in fysieke vorm laten plaatsvinden (oftewel in klein gezelschap) is pas mogelijk als de maatregelen dit toe laten, alsmede het beleid van VvE Metea. Het kan namelijk zo zijn dat VvE Metea er op basis van landelijke en/of regionale adviezen alsnog voor kiest haar VvE-managers nog niet af te laten reizen naar verschillende vergaderingen, ook al bieden versoepelingen hier alsnog mogelijkheden voor.

Scenario 5) fysiek vergaderen zonder VvE Metea
Wellicht is het straks ook weer mogelijk om met grotere groepen te vergaderen, zo was de groepsgrootte in 2020 een tijd gemaximeerd op 30 personen. Ook hier geldt dat VvE Metea er voor kan kiezen dit zelf nog niet te doen. In dat geval is het mogelijk om per videoverbinding of telefonisch in contact te staan met de aanwezigen.

Uw VvE-manager neemt contact op

VvE Metea zet dus niet alle vergaderingen zomaar ‘on hold’ om af te wachten hoe alles zich verder gaat ontwikkelen. Wederom zullen onze VvE-managers in contact treden met de bestuursleden van de VvE’s om te bespreken welke voorkeuren zij hebben om hun vergadering vorm te geven. Vervolgens zullen alle leden van de VvE’s geïnformeerd worden.

Vragen?

Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.

We hopen in goede gezondheid met u in contact te blijven.