Werken in het nieuwe normaal is soms best een uitdaging. Dat merken de meesten van ons. Vele afspraken gaan niet door en videobellen en thuiswerken zijn de orde van de dag. Bovendien veranderen de maatregelen regelmatig, waardoor we afspraken alleen in potlood kunnen opschrijven – en misschien moeten uitgummen bij nieuwe aanscherpingen. Bij VvE Metea proberen we onze dienstverlening op diverse manieren coronaproof te maken:
We blijven zo goed mogelijk bereikbaar
Bij VvE Metea volgen we de adviezen van het RIVM nauwkeurig. We werken massaal thuis en dat beperkt helaas het persoonlijk contact met onze VvE’s. We willen geen risico vormen voor onze VvE-leden en natuurlijk onze VvE-managers ook geen risico’s laten lopen. Wel proberen we het contact zo goed mogelijk te onderhouden en voeren we onze overleggen bij voorkeur via videobellen. Zo kunnen we elkaar nog een beetje zien. We houden u altijd per mail op de hoogte van eventuele wijzigingen in onze werkwijze. Heeft u vragen of informatie nodig? Uw VvE Portaal op Twinq is daarvoor bij uitstek geschikt en mailen kan natuurlijk ook. Helaas is er namelijk een verminderde bezetting bij de receptie. Omdat we nu meer vragen dan gebruikelijk krijgen kan het jammer genoeg wel wat langer duren voordat u antwoord krijgt.
Natuurlijk blijven we 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar voor storingsmeldingen en andere urgente kwesties.
We blijven zo goed mogelijk vergaderen
In ieder geval tot en met 1 januari 2021 organiseren we geen fysieke Algemene ledenvergaderingen. Dat heeft niet alleen met mogelijke risico’s te maken; het is gewoon heel ingewikkeld om een geschikte ruimte te vinden waarin maximaal 30 mensen op 1,5 meter afstand goed met elkaar kunnen overleggen. Bovendien zagen we in de praktijk dat het heel moeilijk is om te zorgen dat iedereen zich echt aan de afspraken houdt. Sommige VvE-leden willen ook helemaal niet komen naar een fysieke vergadering en daarnaast hebben veel VvE’s meer dan 30 leden, waardoor niet iedereen mag komen volgens de officiële RIVM-richtlijnen. Als alternatief laten we geplande Algemene ledenvergaderingen bij voorkeur digitaal doorgaan – al is een schriftelijke vergadering en stemmen via volmacht met een zeer klein gezelschap ook mogelijk.
Digitaal vergaderen doet u zo!
Heeft u binnenkort een Algemene ledenvergadering staan? En weet u niet precies hoe dat werkt? Kijk dan onze instructievideo digital vergaderen.
Door de telkens veranderende maatregelen heeft VvE Metea veel vergaderingen en vergaderplannen meerdere keren moeten wijzigen en moeten verplaatsen naar dit najaar en later. Dat levert nu volle agenda’s op. Bovendien kost het overschakelen naar digitale vergaderingen veel tijd. We moeten bijvoorbeeld de stukken aanpassen voor digitaal stemmen of stemmen via volmachtformulieren en agenda’s en stukken inhoudelijk weer actualiseren. Daardoor kan het voorkomen dat uw VvE later vergadert dan aanvankelijk gepland. Sommige VvE-besturen kiezen ervoor pas in 2021 een volgende vergadering te plannen.
We blijven zo goed mogelijk onderhouden
Corona of niet: uw gebouw moet onderhouden worden. Helaas merken we dat een aantal onderhoudswerkzaamheden uitlopen of niet uit te voeren zijn. Dat komt doordat leveranciers kampen met vertragingen. Bijvoorbeeld omdat niet alle materialen op tijd binnen zijn, kunnen ze niet op tijd hun werk beginnen of de werkzaamheden helemaal afronden. Daarnaast zorgen coronabesmettingen voor minder beschikbaar personeel en zijn werkzaamheden aan uw gebouw niet altijd mogelijk. Natuurlijk houden we u op de hoogte van de ontwikkelingen als binnen uw gebouw werkzaamheden gepland zijn.
Voor het opstellen of bijwerken van het Meerjarenonderhoudsplan of een onderhoudsvoorstel, moeten de bouwkundigen van VvE Metea langskomen om een onderhoudsinspectie te doen. Dat lukt momenteel helaas niet volgens onze normale planning. Door de late besluitvorming dit jaar is het sowieso niet altijd mogelijk tijdens de volgende Algemene ledenvergadering het nieuwe of herziene Meerjarenonderhoudsplan te presenteren; daar is immers voldoende tijd voor nodig. Natuurlijk houden we elke VvE goed op de hoogte wat u op dit gebied van ons mogen verwachten.
We houden zo goed mogelijk rekening met uw situatie
De coronapandemie brengt veel onzekerheden. Dat geldt helaas ook voor het inkomen van VvE-leden. Sommigen hebben minder werk of zijn zelfs hun baan verloren. VvE Metea houdt hier natuurlijk rekening mee. Kunt u momenteel uw VvE-bijdragen niet betalen? Of lukt het niet om uw betalingsachterstand in te halen? Neem dan contact met ons door een mail te sturen naar admin@vvemetea.nl. Dan zijn wij op de hoogte en hebben we de mogelijkheid om samen naar uw betalingsmogelijkheden te kijken en deze zo nodig met het bestuur van de VvE af te stemmen.
Altijd zo goed mogelijk
Bij VvE Metea willen we altijd zo goed mogelijk ons werk doen. Juist omdat we graag dat stapje meer zetten, worden we zo goed gewaardeerd door onze VvE’s. We doen ons best, maar helaas merken we dat onze dienstverlening nu wordt beïnvloed door corona. Al zouden we het heel graag anders zien. We vragen daarom om uw begrip en we hopen dat iedereen gezond door deze periode komt – en dat we elkaar in 2021 weer in het echt mogen ontmoeten.